POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. OBJETIVO

Establecer las políticas, principios y procedimientos que KETOK SAS adopta para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de datos personales de clientes, usuarios, proveedores, aliados, empleados y demás terceros, garantizando el cumplimiento de la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.

2. MARCO NORMATIVO

Esta política se fundamenta, entre otras, en las siguientes normas:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho al hábeas data).
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decretos reglamentarios en materia de protección de datos personales, incluido el Decreto 1377 de 2013.
• Lineamientos y guías emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en protección de datos personales.

3. ALCANCE

La presente política aplica a todas las bases de datos y tratamientos de información personal realizados por KETOK SAS en desarrollo de su objeto social, a través de medios físicos o electrónicos, incluyendo el sitio web www.ketok.com.co, sistemas de información internos y externos, y canales de comunicación con terceros. Es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de KETOK SAS y para los contratistas y proveedores que actúen como encargados del tratamiento de datos personales por cuenta de la compañía.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Razón social: KETOK SAS
• NIT: 901412706-8
• Domicilio: Carrera 5 Este 18A-34, Soacha, Cundinamarca, Colombia.
• Página web: www.ketok.com.co
• Correo electrónico para datos personales: inketok@gmail.com
• Teléfono de contacto: (57) (1) 3102967998

KETOK SAS actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades.

5. DEFINICIONES

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones contenidas en la normativa colombiana sobre protección de datos personales, entre otras:

• Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público, privado y sensible: Clasificación legal de los datos personales; los datos sensibles incluyen, entre otros, información sobre salud, orientación política, convicciones religiosas y datos biométricos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos personales.
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política, las finalidades del tratamiento y la forma de acceder a ella.

6. PRINCIPIOS RECTORES

El tratamiento de datos personales por parte de KETOK SAS se rige por los siguientes principios:

• Legalidad.
• Finalidad.
• Libertad.
• Veracidad o calidad.
• Transparencia.
• Acceso y circulación restringida.
• Seguridad.
• Confidencialidad.

7. INFORMACIÓN RECOLECTADA

KETOK SAS podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos personales de titulares de información:

• Identificación: nombre, apellidos, tipo y número de documento.
• Datos de contacto: dirección física, correo electrónico, teléfonos fijo y celular.
• Información demográfica básica.
• Información necesaria para gestionar pedidos, entregas, facturación y pagos.
• Datos derivados del uso del sitio web (dirección IP, registros de acceso, cookies), cuando sea aplicable e informado al titular.
• Información adicional vinculada a relaciones laborales, comerciales o contractuales en el caso de empleados, aspirantes, proveedores y aliados.

8. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Las operaciones de tratamiento que realiza KETOK SAS sobre los datos personales incluyen la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión, con las siguientes finalidades:

8.1 Clientes y usuarios

• Registrar y gestionar usuarios del sitio web, clientes y potenciales clientes.
• Gestionar pedidos, entregas, facturación y cartera.
• Enviar comunicaciones comerciales, promocionales y de servicio (ofertas, novedades, encuestas de satisfacción) a través de los canales autorizados por el titular.
• Mejorar productos, servicios, contenidos y funcionalidades ofrecidos por KETOK SAS.

8.2 Proveedores y aliados

• Gestionar procesos de selección, contratación y seguimiento de proveedores y aliados.
• Administrar la relación comercial y el cumplimiento de obligaciones contractuales.
• Verificar información para la prevención de fraude y prácticas ilícitas asociadas a la relación comercial.

8.3 Empleados y aspirantes

• Desarrollar procesos de selección, vinculación y administración de personal.
• Gestionar programas de bienestar corporativo y seguridad y salud en el trabajo.
• Cumplir obligaciones laborales, legales y de seguridad social.
• Gestionar procesos internos como evaluaciones de desempeño, investigaciones disciplinarias y gestión de relaciones sindicales.

8.4 Aspectos generales

• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades judiciales y administrativas.
• Implementar medidas de seguridad físicas y digitales sobre personas, bienes, instalaciones y sistemas.
• Llevar a cabo actividades de análisis estadístico, estudios de mercado y mejora de procesos internos basados en información agregada.

9. DATOS SENSIBLES Y MENORES DE EDAD

KETOK SAS evitará el tratamiento de datos sensibles salvo que sea estrictamente necesario y exista autorización explícita del titular o fundamento legal. En esos casos se aplicarán medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se limitará a datos de naturaleza pública y se realizará respetando su interés superior y los derechos fundamentales, con autorización de su representante legal.

10. AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de KETOK SAS requiere autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley. Esta autorización se obtendrá mediante formularios físicos o electrónicos, cláusulas contractuales y aceptación de términos y condiciones y avisos de privacidad en el sitio web. KETOK SAS dispondrá de un Aviso de Privacidad que resumirá esta política y estará disponible en www.ketok.com.co.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de datos personales tienen derecho, entre otros, a:

• Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista deber legal o contractual que lo impida.
• Presentar quejas ante las autoridades competentes por presuntas infracciones a la normativa de protección de datos personales.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de menores.

12. DEBERES DE KETOK SAS

Como responsable del tratamiento, KETOK SAS se compromete, entre otros, a:

• Garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
• Actualizar la información cuando sea necesario, de acuerdo con las solicitudes de los titulares.
• Tramitar oportunamente las consultas y reclamos de los titulares.
• Informar a las autoridades competentes sobre incidentes de seguridad que generen riesgo en la administración de datos personales, cuando corresponda.
• Exigir a los encargados del tratamiento el cumplimiento de medidas de seguridad y confidencialidad.

13. PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita o electrónica dirigida a KETOK SAS, con al menos la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Número de identificación.
• Datos de contacto (dirección física o electrónica, teléfonos).
• Derecho que desea ejercer y descripción de la solicitud.

Canales de atención:

• Correo electrónico: inketok@gmail.com
• Dirección física: Carrera 5 Este 18A-34, Soacha, Cundinamarca.
• Teléfono: 3102967998

Plazos de respuesta: las consultas se atenderán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción. Si no es posible resolver en dicho término, se informará al titular indicando las razones y el nuevo plazo, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD E INCIDENTES

KETOK SAS implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o fraude. En caso de incidentes de seguridad, KETOK SAS documentará el hecho, adoptará medidas correctivas y preventivas, e informará a las autoridades competentes cuando corresponda.

15. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Cualquier transferencia de datos personales a otros responsables, dentro o fuera de Colombia, se realizará para las finalidades informadas al titular y garantizando niveles adecuados de protección de datos. Las transmisiones de datos a encargados del tratamiento se regularán mediante contratos en los que se establezcan obligaciones de confidencialidad, seguridad y cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

16. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Política de Privacidad entra en vigencia a partir de su aprobación y publicación (09/05/2026) y permanecerá vigente mientras KETOK SAS realice tratamiento de datos personales. Cualquier modificación sustancial será informada a los titulares mediante los canales habituales de comunicación y publicada en el sitio web www.ketok.com.co.